La documentación que se aporta a una reunión está formada por los informes, expedientes, etc., cuya consulta sea necesaria durante el encuentro o cuyo alcance ayude a los participantes a precisar o ampliar su conocimiento sobre los asuntos a debate.
Algunas reuniones pueden hacer necesarios libros de consulta de uso común, como ocurre con los códigos legislativos. El organizador deberá tenerlo en cuenta para ponerlos a disposición de los convocados; pueden estar en la misma sala, en una librería o en un mueble auxiliar, o en otro lugar de la oficina, accesible para que una secretaria los traiga si así se le solicita.
El material específico sobre los asuntos a tratar –que debe estar preparado para entregarlo a los miembros del grupo- no debe ser nunca excesivo; cuando son textos de consulta, si son muy voluminosos, casi seguro que serán inútiles.
Toda es documentación se reparte en la propia sala, habitualmente disponiendo un conjunto en cada lugar de la mesa que vaya a ocupar uno de los participantes, aunque también puede encargarse una secretaria de ir distribuyéndolos una vez que todos han tomado asiento.
A veces, además de entregarlos in situ, es conveniente que el mismo dossier se remita con anterioridad a los asistentes por si lo quieren examinar, lo que puede incluso resultar imprescindible para que a la hora del debate estén bien informados. Es muy importante entonces que lo enviado previamente sea exacto y esté presentado en el mismo orden.
En el local donde se vaya a realizar la reunión, se tendré siempre algún informe de reserva. Si hay obras de consulta complementarias se pueden poner en un mueble o tablero supletorio, en un lugar accesible de la sala, con algún cartel indicador y siempre muy ordenadas, por ejemplo por temas, en pequeños montones o en bandejas.
A la hora de elegir la presentación, no hay que olvidar que se trata de material de oficina y que por lo tanto no admite frivolidades, lo que no excluye sin embargo ciertos toques diferenciadores y una presentación cuidada y actualizada. Para ello se dispondrá de carpetas y papel con membretes, logotipos, colores… que formen parte de la marca de la imagen de la empresa.
Para sujetar las distintas hojas del conjunto, si son pocas, bastará con un clip, una grapa o una pinza. En el caso de que sea voluminoso son muy útiles las carpetas de anillas y las encuadernaciones llamadas de gusanillo.
Resulta muy práctico que la documentación vaya precedida de un índice con indicación de las páginas, y que los apartados sobre cada asunto vayan marcados por separadores de distintos colores y lleven un esquema de su contenido. Todo ello facilitará su lectura y también su consulta, si es necesaria en medio de una discusión.
[Fragmento extraído de Etiqueta empresarial y búsqueda de empleo, Ediciones Nobel]
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